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Administrateur·rice de production

Fabrique d'Images
Standuert:
Differdange
Gehalt:
non communiqué
Läscht Aktualiséierung:
27. Oktober 2026
Kontrakttyp:
CDI
Stonnen:
Vollzäit
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Beschreiwung vun der Plaz

Dans le cadre du départ prochain à la retraite d’une collaboratrice, nous recherchons un·e Administrateur·rice de production afin de rejoindre notre équipe et d’assurer progressivement la reprise de ses missions. Une période de transmission est prévue afin de permettre une reprise progressive des dossiers et des méthodes de travail.
Le poste se situe au cœur du suivi administratif de nos productions et implique une collaboration étroite avec l’équipe de production, la Direction Financière et la comptabilité.

Nous recherchons une personne polyvalente, rigoureuse et autonome, à l’aise aussi bien avec les aspects administratifs et contractuels qu’avec les budgets, le suivi financier des productions et les démarches administratives liées à la vie des sociétés.

 

Vos missions

Administration et suivi des productions

  • Assurer le suivi administratif des productions, du montage des projets jusqu’à leur clôture ;
  • Participer à la préparation et au suivi des dossiers de financement ;
  • Assurer le suivi des échéances administratives et contractuelles des projets ;
  • Centraliser, organiser et contrôler les documents nécessaires au bon suivi des productions ;
  • Participer à la préparation des dossiers de déblocage, décompte et clôture auprès des différents partenaires et organismes de financement.

 

Film Fund Luxembourg et financements

  • Préparer et assurer le suivi des dossiers sur les plateformes du Film Fund Luxembourg ;
  • Participer au montage administratif et financier des dossiers de demande d’aide ;
  • Suivre les conventions, obligations et échéances liées aux financements accordés ;
  • Préparer et rassembler les pièces justificatives nécessaires aux différentes étapes des projets ;
  • Collaborer avec les équipes internes afin d’assurer la conformité et la complétude des dossiers.

 

Suivi contractuel

  • Participer à la préparation, au suivi et à la gestion des contrats liés aux productions ;
  • Assurer le suivi des signatures, annexes et documents contractuels ;
  • Lire et comprendre les principales dispositions des contrats et conventions afin d’en identifier les implications administratives, opérationnelles ou financières ;
  • Assurer le suivi des obligations et échéances découlant notamment des contrats de production, coproduction, prestation ou financement.
  • Une formation juridique n’est pas indispensable, mais une réelle aisance avec les documents contractuels est attendue.

 

Suivi administratif et juridique des sociétés

  • Assurer le suivi et la mise à jour des informations et documents légaux des différentes sociétés du groupe (RCS, RBE, extraits d’immatriculation / Kbis, statuts, mandats et pouvoirs, etc.) ;
  • Préparer et suivre les formalités administratives courantes liées à la vie des sociétés, en coordination avec les interlocuteurs internes ou les conseils externes lorsque nécessaire ;
  • Centraliser et maintenir à jour la documentation corporate ainsi que les dossiers KYC des différentes entités ;
  • Préparer et transmettre les pièces administratives et juridiques demandées par les banques, organismes de financement, partenaires et autres tiers ;
  • Constituer et coordonner la partie documentaire des dossiers nécessaires à la mise en place ou au renouvellement de crédits et financements, en lien avec la Direction Financière.
  • La structuration, la négociation et le pilotage des financements restent sous la responsabilité de la Direction Financière.

 

Budgets et suivi financier des productions

  • Lire, comprendre et suivre les budgets de production ;
  • Établir, mettre à jour et assurer le suivi des cost reports des productions ;
  • Analyser les écarts entre budget, engagements et coûts réalisés, et identifier les éventuelles incohérences ;
  • Assurer le suivi des engagements et dépenses des projets en lien avec les équipes de production et la comptabilité ;
  • Préparer les contrôles et les éléments financiers nécessaires dans le cadre des demandes de financement, décomptes et clôtures de projets.

La gestion de la trésorerie et des cash-flows de la société reste sous la responsabilité de la Direction Financière.

Outils de suivi de production

  • Assurer le suivi des données de production dans nos outils internes de gestion et de suivi budgétaire ;
  • Veiller à la cohérence entre budgets, engagements, coûts de production et données comptables ;
  • Identifier les éventuelles erreurs d’imputation ou incohérences ;
  • Contribuer à l’amélioration des outils et procédures de suivi administratif des productions.

Une formation à nos outils internes sera assurée.

Montage des nouveaux projets

En collaboration avec l’équipe en charge de l’administration et du développement des productions :

  • Participer au montage administratif et financier des nouveaux projets ;
  • Contribuer à la préparation des budgets, plans de financement et dossiers de demande d’aide ;
  • Préparer et centraliser les informations nécessaires aux différents partenaires et financeurs ;
  • Assurer le suivi documentaire des projets pendant leur phase de montage.

 

Votre profil

Vous disposez idéalement d’une première expérience significative dans l’administration de production, la production audiovisuelle ou cinématographique, ou dans une fonction mêlant gestion de projets, administration et suivi budgétaire.

Vous êtes :

  • à l’aise avec les chiffres et capable de comprendre rapidement un budget de production ;
  • rigoureux·se dans le suivi administratif et documentaire ;
  • à l’aise avec la lecture de contrats et de conventions ;
  • à l’aise avec les démarches administratives liées à la vie des sociétés et le suivi de documentation légale / corporate ;
  • organisé·e et capable de suivre plusieurs productions simultanément ;
  • autonome tout en appréciant le travail en équipe ;
  • capable d’identifier un problème ou une incohérence et d’en rechercher l’origine ;
  • à l’aise avec Excel et les outils de gestion ;
  • intéressé·e par les mécanismes de financement du cinéma et de l’audiovisuel.

 

Une expérience avec des outils de gestion de production, de suivi budgétaire ou des ERP constitue un avantage.

Une connaissance des mécanismes du Film Fund Luxembourg, des aides publiques au cinéma ou des systèmes de coproduction constitue également un atout.

La maîtrise du français est indispensable. Une bonne capacité à travailler en anglais, notamment à l’écrit, est également souhaitée.

 

Un rôle transversal au sein de l’équipe

Ce poste occupe une position de liaison entre les équipes de production, l’administration, la comptabilité et la Direction Financière, tout en prenant en charge un volet de suivi administratif courant des différentes sociétés.

L’Administrateur·rice de production n’a pas vocation à remplacer les fonctions comptables ou financières, mais à disposer d’une compréhension suffisante de ces matières pour assurer un suivi fiable et cohérent des productions.

Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe d’administration de production et constituera un soutien opérationnel important dans le suivi des dossiers, des budgets, des cost reports, des contrats, des financements et de la documentation des sociétés.


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